1. Allgemeines

1.1       Der Auftragnehmer verarbeitet im Rahmen der Erfüllung des o.g. Vertrages und zu Abrechnungszwecken personenbezogene Daten der Mitarbeiter des Auftraggebers und der Nutzer des Services (Dritte) im Auftrag des Auftraggebers i.S.d. Art. 4 Nr. 8 und Art. 28 der Verordnung (EU) 2016/679 – Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Soweit bundes- oder landesrechtliche speziellere Datenschutzanforderungen bestehen, gelten diese entsprechend.  Diese Vereinbarung regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten.

1.2       Sofern in diesem Vertrag der Begriff „Datenverarbeitung“ oder „Verarbeitung“ (von Daten) benutzt wird, wird die Definition der „Verarbeitung“ i.S.d. Art. 4 Nr. 2 DSGVO zugrunde gelegt.

1.3       DRITTER im Sinne dieser Vereinbarung ist jede juristische oder natürliche Person, die unter Nutzung des Mobilen Spenden-Service ZooDon ein Rechtsverhältnis, insbesondere über eine Spende oder eine sonstige Unterstützungsleistung, mit einem Geschäftspartner begründen möchte bzw. begründet hat bzw. der durch den Geschäftspartner die Zugangsdaten bereitgestellt bzw. der Zugang ermöglicht wird, unabhängig vom Bestehen eines Rechtsverhältnisses.

2. Gegenstand des Auftrags

Der Gegenstand der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 zu diesem Vertrag festgelegt.

3. Rechte und Pflichten des Auftraggebers

3.1       Der Auftraggeber ist Verantwortlicher i.S.d. Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch den Auftragnehmer. Dem Auftragnehmer steht nach Ziff. 4 Abs. 5 das Recht zu, den Auftraggeber darauf hinzuweisen, wenn eine seiner Meinung nach rechtlich unzulässige Datenverarbeitung Gegenstand des Auftrags und/oder einer Weisung ist.

3.2       Der Auftraggeber ist als Verantwortlicher für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich.

3.3       Der Auftraggeber hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung gegenüber dem Auftragnehmer zu erteilen. Weisungen müssen in Textform (z.B. E-Mail) erfolgen.

3.4       Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

3.5       Der Auftraggeber kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern weisungsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen beim Auftraggeber ändern, wird der Auftraggeber dies dem Auftragnehmer in Textform mitteilen.

3.6       Der Auftraggeber informiert den Auftragnehmer unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch den Auftragnehmer feststellt.

3.7       Für den Fall, dass eine Informationspflicht gegenüber Dritten nach Art. 33, 34 DSGVO oder einer sonstigen, für den Auftraggeber geltenden gesetzlichen Meldepflicht besteht, ist der Auftraggeber für deren Einhaltung verantwortlich.

4. Allgemeine Pflichten des Auftragnehmers

4.1       Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen und/oder unter Einhaltung der ggf. vom Auftraggeber erteilten ergänzenden Weisungen. Ausgenommen hiervon sind gesetzliche Regelungen, die den Auftragnehmer ggf. zu einer anderweitigen Verarbeitung verpflichten. In einem solchen Fall teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich ansonsten ausschließlich nach diesem Vertrag und / oder den Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist dem Auftragnehmer untersagt, es sei denn, dass der Auftraggeber dieser schriftlich zugestimmt hat.

4.2       Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Datenverarbeitung im Auftrag nur in Mitgliedsstaaten der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) durchzuführen.

4.3       Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine vom Auftraggeber erteilte Weisung nach seiner Auffassung gegen gesetzliche Regelungen verstößt. Der Auftragnehmer ist berechtigt, die Durchführung der betreffenden Weisung solange auszusetzen, bis diese durch den Auftraggeber bestätigt oder geändert wird. Sofern der Auftragnehmer darlegen kann, dass eine Verarbeitung nach Weisung des Auftraggebers zu einer Haftung des Auftragnehmers nach Art. 82 DSGVO führen kann, steht dem Auftragnehmer das Recht frei, die weitere Verarbeitung insoweit bis zu einer Klärung der Haftung zwischen den Parteien auszusetzen.

4.4       Der Auftragnehmer kann dem Auftraggeber die Person(en) benennen, die zum Empfang von Weisungen des Auftraggebers berechtigt sind. Sofern weisungsempfangsberechtigte Personen benannt werden sollen, werden diese in der Anlage 1 benannt. Für den Fall, dass sich die weisungsempfangsberechtigten Personen beim Auftragnehmer ändern, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber in Textform mitteilen.

4.5       Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn Betroffene ihre Betroffenenrechte gegenüber dem Auftragnehmer geltend machen.

5. Datenschutzbeauftragter des Auftragnehmers

5.1       Der Auftragnehmer bestätigt, dass er aufgrund gesetzlicher Regelungen nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet ist, sondern die Umsetzung der Datenschutzanforderungen auf andere Weise sicherstellt.

5.2       Die Pflicht zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten nach Absatz 1 kann entfallen, wenn der Auftragnehmer nachweisen kann, dass er gesetzlich nicht verpflichtet ist, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen und der Auftragnehmer nachweisen kann, dass betriebliche Regelungen bestehen, die eine Verarbeitung personenbezogener Daten unter Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, der Regelungen dieses Vertrages sowie etwaiger weiterer Weisungen des Auftraggebers gewährleisten.

6. Meldepflichten des Auftragnehmers

6.1       Der Auftragnehmer ist verpflichtet, dem Auftraggeber jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen des Auftraggebers, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch ihn oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist, unverzüglich mitzuteilen. Gleiches gilt für jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet.

6.2       Ferner wird der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber informieren, wenn eine Aufsichtsbehörde nach Art. 58 DSGVO gegenüber dem Auftragnehmer tätig wird und dies auch eine Kontrolle der Verarbeitung, die der Auftragnehmer im Auftrag des Auftraggebers erbringt, betreffen kann.

6.3       Dem Auftragnehmer ist bekannt, dass für den Auftraggeber eine Meldepflicht nach Art. 33, 34 DSGVO bestehen kann, die eine Meldung an die Aufsichtsbehörde binnen 72 Stunden nach Bekanntwerden vorsieht. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber bei der Umsetzung der Meldepflichten unterstützen. Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber insbesondere jeden unbefugten Zugriff auf personenbezogene Daten, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden, unverzüglich ab Kenntnis des Zugriffs mitteilen. Die Meldung des Auftragnehmers an den Auftraggeber muss insbesondere folgende Informationen beinhalten:

–           eine Beschreibung der Art der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, soweit möglich mit Angabe der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen, der betroffenen Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen personenbezogenen Datensätze;

–           eine Beschreibung der von dem Auftragnehmer ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen zur Behebung der Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten und gegebenenfalls Maßnahmen zur Abmilderung ihrer möglichen nachteiligen Auswirkungen.

7. Mitwirkungspflichten des Auftragnehmers

7.1       Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nach Art. 12 bis 23 DSGVO. Es gelten die Regelungen von Ziff. 11 dieses Vertrages.

7.2       Der Auftragnehmer wirkt an der Erstellung der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten durch den Auftraggeber mit. Er hat dem Auftraggeber die insoweit jeweils erforderlichen Angaben auf Anforderung in geeigneter Weise mitzuteilen.

7.3       Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der ihm zur Verfügung stehenden Informationen bei der Einhaltung der in Art. 32-36 DSGVO genannten Pflichten.

8. Kontrollbefugnisse

8.1       Der Auftraggeber hat das Recht, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften zum Datenschutz und/oder die Einhaltung der zwischen den Parteien getroffenen vertraglichen Regelungen und/oder die Einhaltung der Weisungen des Auftraggebers durch den Auftragnehmer im erforderlichen Umfang zu kontrollieren.

8.2       Der Auftragnehmer ist dem Auftraggeber gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.S.d. Absatzes 1 erforderlich ist.

8.3       Der Auftraggeber kann nach vorheriger Anmeldung mit angemessener Frist die Kontrolle im Sinne des Absatzes 1 in der Betriebsstätte des Auftragnehmers zu den jeweils üblichen Geschäftszeiten vornehmen. Der Auftraggeber wird dabei Sorge dafür tragen, dass die Kontrollen nur im erforderlichen Umfang durchgeführt werden, um die Betriebsabläufe des Auftragnehmers durch die Kontrollen nicht unverhältnismäßig zu stören. Die Parteien gehen davon aus, dass eine Kontrolle höchstens einmal jährlich erforderlich ist. Weitere Prüfungen sind vom Auftraggeber unter Angabe des Anlasses zu begründen. Im Falle von Vor-Ort-Kontrollen wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer die entstehenden Aufwände inkl. der Personalkosten für die Betreuung und Begleitung der Kontrollpersonen vor Ort in angemessenen Umfang ersetzen. Die Grundlagen der Kostenberechnung werden dem Auftraggeber vom Auftragnehmer vor Durchführung der Kontrolle mitgeteilt.

8.4       Nach Wahl des Auftragnehmers kann der Nachweis der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen anstatt einer Vor-Ort-Kontrolle auch durch die Vorlage eines geeigneten, aktuellen Testats, von Berichten oder Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) oder einer geeigneten Zertifizierung erbracht werden, wenn der Prüfungsbericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Anlage 3 zu diesem Vertrag zu überzeugen. Sollte der Auftraggeber begründete Zweifel an der Eignung des Prüfdokuments i.S.d. Satzes 1 haben, kann eine Vor-Ort-Kontrolle durch den Auftraggeber erfolgen. Dem Auftraggeber ist bekannt, dass eine Vor-Ort-Kontrolle in Rechenzentren nicht oder nur in begründeten Ausnahmefällen möglich ist.

8.5       Der Auftragnehmer ist verpflichtet, im Falle von Maßnahmen der Aufsichtsbehörde gegenüber dem Auftraggeber i.S.d. Art. 58 DSGVO, insbesondere im Hinblick auf Auskunfts- und Kontrollpflichten die erforderlichen Auskünfte an den Auftraggeber zu erteilen und der jeweils zuständigen Aufsichtsbehörde eine Vor-Ort-Kontrolle zu ermöglichen. Der Auftraggeber ist über entsprechende geplante Maßnahmen vom Auftragnehmer zu informieren.

9. Unterauftragsverhältnisse

9.1       Der Auftragnehmer ist berechtigt, die in der Anlage 2 zu diesem Vertrag angegebenen Unterauftragnehmer für die Verarbeitung von Daten im Auftrag einzusetzen. Der Wechsel von Unterauftragnehmern oder die Beauftragung weiterer Unterauftragnehmer ist unter den in Absatz 2 genannten Voraussetzungen zulässig.

9.2       Der Auftragnehmer hat den Unterauftragnehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Der Auftragnehmer hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vertragsdauer zu kontrollieren, dass der Unterauftragnehmer die nach Art. 32 DSGVO erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber im Falle eines geplanten Wechsels eines Unterauftragnehmers oder bei geplanter Beauftragung eines neuen Unterauftragnehmers rechtzeitig, spätestens aber 4 Wochen vor dem Wechsel bzw. der Neubeauftragung in Textform informieren („Information“). Der Auftraggeber hat das Recht, dem Wechsel oder der Neubeauftragung des Unterauftragnehmers unter Angabe einer Begründung in Textform binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ zu widersprechen. Der Widerspruch kann vom Auftraggeber jederzeit in Textform zurückgenommen werden. Im Falle eines Widerspruchs kann der Auftragnehmer das Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber mit einer Frist von mindestens 14 Tagen zum Ende eines Kalendermonats kündigen. Der Auftragnehmer wird bei der Kündigungsfrist die Interessen des Auftraggebers angemessen berücksichtigen. Wenn kein Widerspruch des Auftraggebers binnen drei Wochen nach Zugang der „Information“ erfolgt, gilt dies als Zustimmung des Auftraggebers zum Wechsel bzw. zur Neubeauftragung des betreffenden Unterauftragnehmers.

9.3       Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sich vom Unterauftragnehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt hat, sofern der Unterauftragnehmer zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten gesetzlich verpflichtet ist.

9.4       Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die in diesem Vertrag vereinbarten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen des Auftraggebers auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten.

9.5       Der Auftragnehmer hat mit dem Unterauftragnehmer einen Auftragsverarbeitungsvertrag zu schließen, der den Voraussetzungen des Art. 28 DSGVO entspricht. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem Unterauftragnehmer dieselben Pflichten zum Schutz personenbezogener Daten aufzuerlegen, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer festgelegt sind. Dem Auftraggeber ist der Auftragsdatenverarbeitungsvertrag auf Anfrage in Kopie zu übermitteln.

9.6       Der Auftragnehmer ist insbesondere verpflichtet, durch vertragliche Regelungen sicherzustellen, dass die Kontrollbefugnisse (Ziff. 8 dieses Vertrages) des Auftraggebers und von Aufsichtsbehörden auch gegenüber dem Unterauftragnehmer gelten und entsprechende Kontrollrechte von Auftraggeber und Aufsichtsbehörden vereinbart werden. Es ist zudem vertraglich zu regeln, dass der Unterauftragnehmer diese Kontrollmaßnahmen und etwaige Vor-Ort-Kontrollen zu dulden hat.

9.7       Nicht als Unterauftragsverhältnisse i.S.d. Absätze 1 bis 6 sind Dienstleistungen anzusehen, die der Auftragnehmer bei Dritten als reine Nebenleistung in Anspruch nimmt, um die geschäftliche Tätigkeit auszuüben. Dazu gehören beispielsweise Reinigungsleistungen, reine Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zu Leistungen, die der Auftragnehmer für den Auftraggeber erbringt, Post- und Kurierdienste, Transportleistungen, Bewachungsdienste. Der Auftragnehmer ist gleichwohl verpflichtet, auch bei Nebenleistungen, die von Dritten erbracht werden, Sorge dafür zu tragen, dass angemessene Vorkehrungen und technische und organisatorische Maßnahmen getroffen wurden, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die Wartung und Pflege von IT-System oder Applikationen stellt ein zustimmungspflichtiges Unterauftragsverhältnis und Auftragsverarbeitung i.S.d. Art. 28 DSGVO dar, wenn die Wartung und Prüfung solche IT-Systeme betrifft, die auch im Zusammenhang mit der Erbringung von Leistungen für den Auftraggeber genutzt werden und bei der Wartung auf personenbezogenen Daten zugegriffen werden kann, die im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet werden.

10. Vertraulichkeitsverpflichtung

10.1     Der Auftragnehmer ist bei der Verarbeitung von Daten für den Auftraggeber zur Wahrung der Vertraulichkeit über Daten, die er im Zusammenhang mit dem Auftrag erhält bzw. zur Kenntnis erlangt, verpflichtet.

10.2     Der Auftragnehmer hat seine Beschäftigten mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes vertraut gemacht und zur Vertraulichkeit verpflichtet.

10.3     Die Verpflichtung der Beschäftigten nach Absatz 2 sind dem Auftraggeber auf Anfrage nachzuweisen.

11. Wahrung von Betroffenenrechten

11.1     Der Auftraggeber ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, den Auftraggeber bei seiner Pflicht, Anträge von Betroffenen nach Art. 12 bis 23 DSGVO zu bearbeiten, zu unterstützen. Der Auftragnehmer hat dabei insbesondere Sorge dafür zu tragen, dass die insoweit erforderlichen Informationen unverzüglich an den Auftraggeber erteilt werden, damit dieser insbesondere seinen Pflichten aus Art. 12 Abs. 3 DSGVO nachkommen kann.

11.2     Soweit eine Mitwirkung des Auftragnehmers für die Wahrung von Betroffenenrechten – insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung – durch den Auftraggeber erforderlich ist, wird der Auftragnehmer die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung des Auftraggebers treffen. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber nach Möglichkeit mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei unterstützen, seiner Pflicht zur Beantwortung von Anträgen auf Wahrnehmung von Betroffenenrechten nachzukommen.

11.3     Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch Mitwirkungsleistungen im Zusammenhang mit Geltendmachung von Betroffenenrechten gegenüber dem Auftraggeber beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt.

12. Geheimhaltungspflichten

12.1     Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieses Vertrages erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung des Vertrages zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen.

12.2     Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind.

13. Vergütung

Die Vergütung des Auftragnehmers ist Gegenstand des Hauptvertrages.

14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit

14.1     Der Auftragnehmer verpflichtet sich gegenüber dem Auftraggeber zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind. Dies beinhaltet insbesondere die Vorgaben aus Art. 32 DSGVO.

14.2     Der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bestehende Stand der technischen und organisatorischen Maßnahmen ist als Anlage 3 zu diesem Vertrag beigefügt. Die Parteien sind sich darüber einig, dass zur Anpassung an technische und rechtliche Gegebenheiten Änderungen der technischen und organisatorischen Maßnahmen erforderlich werden können. Wesentliche Änderungen, die die Integrität, Vertraulichkeit oder Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten beeinträchtigen können, wird der Auftragnehmer im Voraus mit dem Auftraggeber abstimmen. Maßnahmen, die lediglich geringfügige technische oder organisatorische Änderungen mit sich bringen und die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der personenbezogenen Daten nicht negativ beeinträchtigen, können vom Auftragnehmer ohne Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt werden. Der Auftraggeber kann einmal jährlich oder bei begründeten Anlässen eine aktuelle Fassung der vom Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen anfordern.

15. Dauer des Auftrags

15.1     Der Vertrag beginnt mit Unterzeichnung und läuft für die Dauer des zwischen den Parteien bestehenden Hauptvertrages.

15.2     Der Auftraggeber kann den Vertrag jederzeit ohne Einhaltung einer Frist kündigen, wenn ein schwerwiegender Verstoß des Auftragnehmers gegen die anzuwendenden Datenschutzvorschriften oder gegen Pflichten aus diesem Vertrag vorliegt, der Auftragnehmer eine Weisung des Auftraggebers nicht ausführen kann oder will oder der Auftragnehmer den Zutritt des Auftraggebers oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vertragswidrig verweigert.

16. Beendigung

Nach Beendigung des Vertrages hat der Auftragnehmer sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, nach Wahl des Auftraggebers an diesen zurückzugeben oder zu löschen. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Etwaige gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder sonstige Pflichten zur Speicherung der Daten bleiben unberührt.

17. Zurückbehaltungsrecht

Die Parteien sind sich darüber einig, dass die Einrede des Zurückbehaltungsrechts durch den Auftragnehmer i.S.d. § 273 BGB hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen wird.

18. Schlussbestimmungen

18.1     Sollte das Eigentum des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich zu informieren. Der Auftragnehmer wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren.

18.2     Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich.

18.3     Sollten einzelne Teile dieses Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen des Vertrages nicht.

Gegenstand des Auftrags

1. Gegenstand, Art und Zweck der Verarbeitung

SPENDEN-MANAGEMENT ist eine Funktionalität der zur Nutzung überlassenen Web-Applikation, welche dem Auftraggeber eine Übersicht über die eingegangenen Spenden zur Verfügung stellt. Informationen wie Spendenhöhe, Datum, Transaktions-ID beim Zahlungsdienstleister, Zahlungsart, Thema (Spezielles Gehege, Aquarium etc.) können vom Geschäftspartner als Reports abgerufen und als CSV-Datei für die Integration in andere Systeme exportiert werden.

THEMEN-MANAGEMENT ist eine Funktionalität der zur Nutzung überlassenen Web-Applikation, welche es ermöglicht, jedes Thema (Gehege, Aquarium, Schaukasten, Objekte etc.) oder ein spezielles Vorhaben, für das zugunsten der Einrichtung gespendet werden soll, gesondert anzulegen. Auf Basis der eingepflegten Informationen wird für das Thema ein individueller QR-Code generiert, welcher ausschließlich dafür gilt. Dieser QR-Code kann auf ganz individuelle Weise am Gehege, Aquarium etc. veröffentlicht werden. Die Bereitstellung erfolgt elektronisch – so können die generierten QR-Codes nicht nur im Außenbereich verwendet werden. Jeder Code kann problemlos digital oder analog in den regulären Schriftverkehr (Newsletter, Briefe, Flyer, Ankündigungen etc.) integriert werden.

2. Art(en) der personenbezogenen Daten

Folgende Datenarten sind regelmäßig Gegenstand der Verarbeitung:

Daten, die sich auf Personen beziehen und die der Auftraggeber dem Auftragnehmer im Rahmen der Nutzung von Vertragsleistungen liefert. Diese Daten umfassen: Mailadresse und Passwort der Administratoren des Auftraggebers. Des Weiteren Spendenbetrag, Datum, Transaktions-ID beim Zahlungsdienstleister, jeweiliges Thema. Zusätzlich können technische Daten der von den Spendern benutzten Kommunikationsmittel gespeichert werden.

3. Kategorien betroffener Personen

Kreis der von der Datenverarbeitung betroffenen Personen:

Auftraggeber,

seine Mitarbeiter,

Dritte/Spender,

4. Weisungsberechtigte Personen des Auftraggebers

Wird mit unseren Auftraggebern vereinbart.

5. Weisungsempfangsberechtigte Personen des Auftragnehmers

Hennig, Erik – Technischer Support – hennig@zoodon-projects.com – 0151 56106498

Unterauftragnehmer

Der Auftragnehmer nimmt für die Verarbeitung von Daten im Auftrag des Auftraggebers Leistungen von Dritten in Anspruch, die in seinem Auftrag Daten verarbeiten („Unterauftragnehmer“ im Sinne des Art. 28 Abs. 4 DSGVO).

Dabei handelt es sich um nachfolgende(s) Unternehmen:

Unterauftragsverarbeiter	Adresse	Beschreibung der Leistungen, die vom Unterauftragsverarbeiter erbracht werden
Google Ireland Limited	Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland	Verwaltung personenbezogener Daten / Hosting von Datenbanken und Verfügbarmachen von Speicherplatzkapazitäten ausschließlich innerhalb der europäischen Union

Technische und organisatorische Maßnahmen des Auftragnehmers

Der Auftragnehmer trifft nachfolgende technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit i.S.d. Art. 32 DSGVO.

1. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, die Unbefugten den Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, verwehren:

Der Zugang zu Einrichtungen, in denen sich Informationssysteme, die personenbezogene Daten verarbeiten, befinden, ist beschränkt auf benannte autorisierte Personen. Mitarbeiter des Auftragnehmers mit Zugriff auf personenbezogene Daten unterliegen Vertraulichkeitsverpflichtungen.

Zugangskontrolle

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, die verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden können:

Der Zugang zu Datenverarbeitungssystemen ist auf benannte autorisierte Personen beschränkt und durch ein Berechtigungskonzept geregelt. Die Nutzung von Informationssystemen, auf denen personenbezogene Daten enthalten sind, wird aufgezeichnet. Dabei werden Verfahren nach Branchenstandard verwendet, um Nutzer zu identifizieren und zu authentifizieren. Beim Einsatz von Kennwörtern zur Authentifizierung wird sichergestellt, dass die Kennwörter regelmäßig erneuert werden müssen.

Es findet keine Speicherung von Daten auf Datenträgern außerhalb des Rechenzentrums statt. Es findet generell keine Speicherung von Daten auf mobilen Datenträgern statt.

Ausscheidenden Mitarbeitern wird nach dem Ausscheiden ihre Systemzugangsberechtigung entzogen.

Die Systeme, mit denen der Zugang zu personenbezogenen Daten erfolgt, werden vor Angriffen durch Antivirensoftware geschützt.

Zugriffskontrolle

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können:

Der Datenzugriff ist auf benannte autorisierte Personen beschränkt und durch ein Berechtigungskonzept geregelt, das zwischen dem Lesen, Löschen und Ändern von Daten unterscheidet. Die jeweiligen Rechte werden durch eine zentrale Administration verwaltet (erstellt, geändert bzw. entzogen). Beim Einsatz von Kennwörtern zur Authentifizierung wird sichergestellt, dass die Kennwörter regelmäßig erneuert werden müssen.

Für Mitarbeiter des Auftragnehmers basieren die Zugriffsrechte und -ebenen auf der Funktion und Rolle des Jobs. Dabei werden die Konzepte der geringsten Berechtigungen und der erforderlichen Kenntnisse verwendet, um die Zugriffsrechte mit den abgelehnten Verantwortlichkeiten in Einklang zu bringen.

Ausscheidenden Mitarbeitern wird nach dem Ausscheiden ihre Systemzugriffsberechtigung entzogen.

Trennung

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, die gewährleisten, dass die Daten verschiedener Auftraggeber sowie zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können:

Daten einzelner Auftraggeber werden voneinander logisch getrennt gespeichert und verarbeitet, ohne wechselseitige Zugriffsmöglichkeit. Daten von Dritten sind immer nur für den jeweiligen Auftraggeber einsehbar.

Test- und Produktivsysteme sind logisch voneinander getrennt.

Pseudonymisierung & Verschlüsselung

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, um die Pseudonymisierung und Verschlüsselung zu gewährleisten:

Für den Auftraggeber wird beim Anlegen seines Kontos eine zufällig generierte Nutzerkennung erstellt. Diese wird vom System verwendet, um dem Nutzer Datensätze und Berechtigungen zuzuordnen. Passwörter zur Anmeldung im System werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert und übertragen. Datenbankinhalte werden erst sichtbar, wenn sich ein Nutzer mit seinen Anmeldedaten authentifiziert hat. Daten von Dritten werden durch eine vom Zahlungsdienstleister vergebene Transaktions-ID pseudonymisiert. Sämtlicher Datenverkehr findet über verschlüsselte HTTPS Verbindungen statt.

2. Integrität

Eingabekontrolle

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungs-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind:

Ein Nutzerkonto wird einem Auftraggeber zugewiesen und kann nicht zwischen mehreren unterschiedlichen Nutzern aufgeteilt werden. Von Dritten erhobene Daten lassen sich immer einem spezifischen Nutzer zuordnen.

Daten können jeweils nur durch einen Nutzer erstellt bzw. geändert werden und lassen sich so direkt diesem Nutzer zuordnen. Protokolle der Datenbearbeitung werden nicht erstellt.

Weitergabekontrolle

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist:

Sämtlicher Datenverkehr findet verschlüsselt statt.

Die Datenweitergabe erfolgt an authentifizierte Nutzer des Systems. Die Daten werden ausschließlich in einer überwachten Umgebung gespeichert.

Nach Beendigung des Auftrags werden sämtliche Daten des Auftraggebers und durch ihn entstandene Daten Dritter unwiderruflich gelöscht.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind:

Die Integrität und Sicherheit des Systems und seiner Schnittstellen werden durch kontinuierliche Pflege sichergestellt. Patches für Sicherheitslücken werden regelmäßig ausgerollt. Je nach Kritikalität der Lücke kann dies auch kurzfristig erfolgen.

Es werden unterschiedliche Systeme nach Branchenstandard verwendet, um den Verlust von Daten aufgrund von Stromversorgungsausfällen oder Leitungsstörungen zu verhindern. Die Rechenzentren sind geografisch verteilt, um die Auswirkungen regionaler Störungen wie Naturkatastrophen und lokale Ausfälle zu minimieren. Bei einem Hardware-, Software- oder Netzwerkausfall werden die Dienste automatisch von einer Einrichtung zu einer anderen verlagert, sodass der Betrieb ohne Unterbrechung fortgesetzt werden kann.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung, Dokumentation

Der Auftragnehmer trifft folgende Maßnahmen, zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung:

Prozeduren für Störungs-, Änderungs- und Testmanagement, einschließlich manueller und automatischer Testprozesse sind verfügbar und werden regelmäßig revalidiert. Bei Bereitstellung und jeder Änderung werden Applikationen auf Abweichungen im Anwendbarkeitsbereich überprüft. Es sind Sicherheitsbeauftragte bestimmt, die für die Koordination und Überwachung der Sicherheitsvorschriften und -verfahren verantwortlich sind. Die Beschäftigten des Auftragnehmers verpflichteten sich zum vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten.

Datenschutzerklärung für das Themen-Management in der ZooDon Projects GmbH

Soweit die ZooDon Projects GmbH für die Generierung des themenspezifischen QR-Codes durch die Mitarbeiter des Geschäftspartners eine Webseite zur Verfügung stellt, wird diese neben der SSL-Verschlüsselung mittels Benutzerkennung und Passwort geschützt. Die Benutzerkennung und das Passwort werden von der ZooDon Projects GmbH initial erstellt und können nach Übergabe des Accounts an den Geschäftspartner durch den diesen selbst festgelegt und einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Dessen Identität ist der ZooDon Projects GmbH in der Regel nicht bekannt. Im Rahmen der Nutzung dieser Webseite werden möglicherweise auch personenbezogene Daten der Mitarbeiter erfasst, wenn sich diese unter Nutzung der Benutzerkennung und des Passwortes auf dieser Webseite einloggen oder den technischen Support der ZooDon Projects GmbH kontaktieren. Zeitpunkt und Benutzernamen werden zum Zweck der Sicherheit der Datenverarbeitung und des Nachweises der Ordnungsgemäßheit der Funktion durch die ZooDon Projects GmbH auf der Basis der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten für die Dauer von bis zu vier Jahren verarbeitet.

Im Rahmen des technischen Supports kann die ZooDon Projects GmbH personenbezogene Daten der Mitarbeiter des Geschäftspartners erfassen und verarbeiten. Die Daten werden für die Dauer von bis zu vier Jahren zum Nachweis der Ordnungsgemäßheit der Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistung gespeichert.

Der Geschäftspartner informiert seine Mitarbeiter gem. Art. 12 DSGVO über die Datenverarbeitung durch die ZooDon Projects GmbH und ist datenschutzrechtlich für die Zulässigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich.

Stand: 10.12.2019